MyArkevia is gebaseerd op een nauwkeurig juridisch kader dat de meeste online gidsen oppervlakkig behandelen. Voordat we de stappen voor het aanmaken van een account en inloggen in detail bespreken, moet een vraag worden gesteld: welke technische en wettelijke vereisten onderscheiden een echte digitale kluis van een eenvoudige online opslagruimte? Deze gids meet de kloof tussen de Franse regelgeving en wat MyArkevia concreet aan zowel de werknemer als de werkgever biedt.
Digitale kluis MyArkevia en wettelijke kader: wat de regelgeving vereist
De term “digitale kluis” is geen vrij marketinglabel. In Frankrijk stelt artikel L.103 van de Code des postes et des communications électroniques, aangevuld met het decreet nr. 2018-418 van 30 mei 2018, vijf cumulatieve criteria vast waaraan een dienst moet voldoen om deze status te kunnen claimen.
| Regelgevend criterium | Concreet vereiste |
|---|---|
| Integriteit van documenten | Geen wijziging mogelijk na deponering |
| Traceerbaarheid van handelingen | Gegevensregistratie van elke actie (deponeren, raadplegen, verwijderen) |
| Sterke identificatie | Versterkte identiteitsverificatie bij het aanmaken van het account |
| Exclusieve toegang | Alleen de houder kan zijn documenten raadplegen |
| Omkeerbaarheid van gegevens | Volledige export op elk moment mogelijk, zonder verlies van formaat |
MyArkevia valt binnen dit kader. De nuance die weinig gidsen vermelden: sinds 2017 staat artikel L3243-2 van de Code du travail de werkgever toe om de loonstrook standaard elektronisch te verstrekken (tenzij de werknemer bezwaar maakt), maar er is geen specifiek hulpmiddel dat door de wet wordt opgelegd. MyArkevia is een van de mogelijkheden om het wettelijke resultaat van integriteit, vertrouwelijkheid en beschikbaarheid te bereiken.
Dit punt begrijpen voorkomt een veelvoorkomende verwarring: uw werkgever kiest voor MyArkevia, maar u behoudt het recht om de digitalisering te weigeren en een papieren loonstrook te eisen.
Om een account aan te maken en in te loggen op MyArkevia, moet u eerst controleren of uw werkgever de dienst aan zijn kant heeft geactiveerd, want het initiatief voor het aanmaken van de kluis ligt bij het bedrijf.
Aanmaken van een MyArkevia-account: werknemerspad en werkgeverspad
Het proces verschilt afhankelijk van uw status. De werknemer kan een MyArkevia-kluis niet zelfstandig openen: het is de werkgever die de uitrol initieert, waarna de werknemer een uitnodiging ontvangt om zijn persoonlijke ruimte te activeren.
Vanuit het perspectief van de werkgever
Het bedrijf sluit het abonnement af bij de dienstverlener, vult de gegevens van zijn medewerkers in (naam, voornaam, professioneel e-mailadres) en configureert de deponeringsrechten. Zodra de configuratie is voltooid, ontvangt elke werknemer een activatiemail.
Vanuit het perspectief van de werknemer
De activatiemail bevat een link naar het MyArkevia-platform. Het pad volgt een specifieke volgorde:
- Klik op de activatielink die per e-mail is ontvangen, en vul een persoonlijk e-mailadres in (verschillend van het professionele e-mailadres) dat als permanent identificatiemiddel zal dienen, ook na vertrek uit het bedrijf
- Stel een wachtwoord in dat voldoet aan de beveiligingseisen van het platform (minimale lengte, speciale tekens, combinatie van hoofdletters/kleine letters)
- Bevestig het persoonlijke e-mailadres via een bevestigingscode die naar deze inbox is gestuurd, wat de sterke identificatie voltooit die door het decreet wordt vereist
- Accepteer de gebruiksvoorwaarden van de digitale kluis, die onder andere de bewaartermijn en de omkeerbaarheidseisen in detail beschrijven
Een vaak over het hoofd gezien punt: het persoonlijke e-mailadres is de enige blijvende identificatie. Als u uw professionele e-mailadres gebruikt en het bedrijf verlaat, wordt het herstellen van de toegang complex. Kies een adres dat u op lange termijn kunt beheren.
Inloggen op MyArkevia en oplossen van veelvoorkomende blokkades
De dagelijkse inlog verloopt via de portal myarkevia.com. U vult het persoonlijke e-mailadres in dat is gedefinieerd tijdens de activatie, gevolgd door uw wachtwoord. Het platform toont vervolgens uw ruimte met de documenten die door de werkgever zijn deponeren (loonstroken, contracten, addenda).
De meest voorkomende blokkades zijn te wijten aan drie verschillende situaties.
Een vergeten wachtwoord kan worden opgelost via de standaardprocedure voor resetten. Een link wordt naar het persoonlijke e-mailadres van het account gestuurd. Als dit e-mailadres niet meer toegankelijk is (inbox verwijderd, provider gesloten), moet u rechtstreeks contact opnemen met de Arkevia-ondersteuning, want de werkgever heeft geen toegang tot de identificatiegegevens van de werknemer.
Een verlopen activatielink gebeurt wanneer de werknemer te lang wacht met het activeren van zijn account na ontvangst van de e-mail. De oplossing: vraag de werkgever (of de HR-dienst) om een nieuwe uitnodiging te sturen vanuit de beheerdersinterface.
De activatiemail die niet te vinden is, kan zich eenvoudig in de spam- of ongewenste e-mailmap bevinden. Controleer ook of de HR-dienst het juiste adres heeft ingevuld.
Bewaring van loonstroken op MyArkevia: duur en juridische waarde
MyArkevia biedt een bewaring van documenten gedurende vijftig jaar, of tot de vijfenzeventig jaar van de houder. Deze termijn overschrijdt ruimschoots de wettelijke verplichting van de werkgever, die moet garanderen dat de elektronische loonstrook gedurende ten minste vijftig jaar of tot de vijfenzeventig jaar van de werknemer beschikbaar is.
De bewijswaarde van documenten die zijn gearchiveerd in een kluis die voldoet aan het decreet van 2018 betekent dat een loonstrook die op MyArkevia wordt geraadpleegd dezelfde juridische geldigheid heeft als een papieren origineel. In geval van een arbeidsconflict of een verzoek om loopbaanherstel zijn deze documenten ontvankelijk.
Er blijft echter een aandachtspunt: de bewaring dekt alleen de documenten die daadwerkelijk zijn gedeponeerd. Als uw werkgever de digitalisering pas vanaf een bepaalde datum heeft geactiveerd, blijven de eerdere loonstroken in papieren formaat en zullen ze niet retroactief worden gedigitaliseerd in MyArkevia.
De persoonlijke ruimte stelt ook in staat om handmatig toegevoegde documenten op te slaan (identiteitsbewijzen, diploma’s, attesten), maar deze functionaliteit hangt af van het serviceniveau dat door de werkgever is afgesloten. Na vertrek uit het bedrijf blijft de kluis toegankelijk met de persoonlijke identificatiegegevens, wat de continuïteit van de toegang garandeert, ongeacht de contractuele band met de voormalige werkgever.
De keuze van het persoonlijke e-mailadres bij het aanmaken van het account is hier van groot belang: dit adres, en niet het professionele adres, behoudt de verbinding met de kluis gedurende meerdere decennia.
